데이터 분석 1단계: 문제제기 (Ask) - 외부팀과의 협업

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구멍가게가 아닌 이상, 대부분의 분석 업무는 타부서 또는 타회사와의 협업이 필수이다. '데이터 분석 1단계: 문제제기 (Ask) - 질문에 대하여' (https://double-d.tistory.com/6)에서 외부용 질문에 대해 잠깐 언급하였다. 이번 글에서는 그 내용을 좀 더 자세하게 설명하겠다. 외부팀과의 협업을 위해서 어떤 점들을 주의해야 할까?

 

효과적인 커뮤니케이션을 위한 고려사항

커뮤니케이션학과도 있고, 커뮤니케이션 전문가도 있다. 학문이 되고, 전문가가 필요할 만큼 타인과의 소통은 어려우면서 중요하다. 유관부서/경영층/의뢰인 등인 Stakeholder 또는 팀원들과 어떻게 소통해야 할까

 

• 예기치 못한 상황에 대비하라
  분석 프로젝트를 시작하기 전에 예상되는 어려움에 대한 목록(Risk List)을 만들어 봐라. 회의 중에 스케쥴에 대한 조율은 필수인데, Risk List를 보면서 설득력 있고 합리적인 납기일을 이끌어 낼 수 있다.
  
  
• 프로젝트를 스스로 이해하라
  회의 전 후에 분석 업무 자체를 스스로 이해해야 한다. 최종 요구사항을 바탕으로 어떤 분석을 어떻게 할지에 대해서 알야하는 것은 물론이고, 중간중간 타 부서와 주고받는 이메일 등에 대해서도 꼼꼼히 읽고 답을 준비한다. 더 많이 이해할수록 더 좋은 인사이트를 도출해 낼 수 있다. 
  
  
• 적절한 설명과 시각화를 동원하라
  사람은 보고 싶은 것만 보고, 듣고 싶은 것만 듣는다. 그리고 그것은 개개인이 다 다르다. 적절하게 텍스트로 설명을 잘 하면서도, 내용을 효과적으로 보여줄 수 있는 시각화 자료도 반드시 필요하다. 과도할 필요는 없지만 더 쉽게 이해할 수 있는 정도로 잘 사용하면 회의 시간도 짧아지고, 불필요한 오해도 막을 수 있다.
  
  
• 자주 소통하라
  위의 모든 것들을 다 한다해도, 여전히 딴소리가 나올 수 있다. 그게 사람이다. 그러니 되도록이면 자주 소통하고 서로 이해하고 있는 바에 대해서도 여러 번 보여주고 들려주라. 특히 경영층에 대해서는 적절한 '자주'가 필요하다. 어차피 격무로 시간이 없으신 분들이지만 보여주지 않으면 뭐 하고 있는지 모른다.  

 

어떻게 질문을 주고 받을 것인가

협업을 위해 회의를 한다. 그리고 회의의 목적은 분명하다. 분석에 사용될 데이터 자체에 대한 이해도를 높이고, 데이터의 한계점이나 데이터 자체의 기능/존재 목적에 대해 알아가는데 있다. 팀 내부의 데이터만으로도 충분하다면 상관없겠지만, 그렇지 않은 경우가 더 많다. 협업을 해야 하는 각 팀들마다 중요하게 생각하는게 다르고, 같은 데이터에 대한 이해의 방향도 다르다. 또는 의뢰 부서/경영층이나 의뢰 회사의 정확한 요구 사항을 접수하기 위해서도 회의가 필요하다. 이런 상황에서 질문을 어떻게 주고받아야 할까 

 

• 기술적 용어는 피한다
  타 부문에서 이해하기 어려운 자신들만의 단어가 들어간 질문은 협업에 도움이 되지 않는다. 열두번째 시즌까지 나와버린 미드, '빅뱅이론'을 보면 기술적 용어(Jargon)를 쓸 때, 주변이 얼마나 썰렁해지는지 여러 번 나와있다. 
  
  
• 질문들 간의 우선순위를 정한다
  가장 중요하고 영향력이 큰 질문은 맨 처음에 둔다. 비즈니스의 세계에서는 돌려 말하기 보다 단도직입적으로 말하는게 서로의 시간을 아껴준다. 인간의 주의력은 한계가 있다. 초반에는 상대방도 주의를 기울여 들어줄 수 있으나, 그 주의력은 그리 길게 가지 못한다.
  
  
• 시간을 고려하라
   위와 비슷한 얘기가 되겠다. 불필요한 질문은 줄이고, 각 주제에서 벗어나지 않는 질문들 위주로 시간 안배를 잘 해야 한다.
  
  
• 매 질문마다 제대로 이해하고 있는지 서로 확인하라
  질문에 대한 답을 받을 때마다 본인이 정확하게 이해하고 있는지 확인을 받는다. 이렇게 하면 나중에 다른 소리가 나오는 걸 예방할 수 있다. 제대로 확인하지 않고 미팅이 끝나면 불필요한 혼선 및 실수가 생기고, 분석 프로젝트가 지연되게 된다. 
  
  

회의 중 메모의 중요성

이 부분은 마지막 내용과 연결이 된다. 미팅 중에 언급된 내용들을 메모하지 않으면 잘 잊어버리게 된다. 특히 본인이 정확하게 맡은 부분이 아니라는 생각이 들면, 찰나의 순간에 내용을 놓친다. 납기일은 언제나 우리를 기다려주지 않는다. 하지만 이런 실수들이 우리의 귀중한 며칠의 시간을 날려버리기도 한다. 적절한 질문만을 잘 선별해서 했다면, 거기에 대한 대답도 분명 분석 업무에 있어서 결정적인 역할을 할 가능성이 크다. 그러니 하나라도 놓치지 않을 필요가 있다. 

 

그렇다면 어떤 메모를 좋은 메모라고 할까?

 

• 팩트
  결정적인 단서가 될만한 정보들에 대해서는 반드시 적어 놓아야 한다. 날짜, 시간, 이름, 그 밖에 구체적인 내용들이 그 예이다. 
  
  
• 맥락
  팩트들을 적어 놓더라도, 전체적인 맥락이 없으면 무용지물이다. 따라서 각 팩트들 간의 연관성을 보여줄 수 있는 디테일들로 이해 가능한 맥락을 담아내야 한다. 
  
  
• 질문
  미팅 중에 놓친 중요한 질문이나, 추가 확인이 필요해서 나중에 질문해야 할 것들을 적어 놓는다.